人力資源信息系統(tǒng)(HRIS)系統(tǒng)對(duì)任何組織來(lái)說(shuō)都是一項(xiàng)昂貴且耗時(shí)的承諾。因此，組織應(yīng)該盡職盡責(zé)，讓適當(dāng)?shù)睦嫦嚓P(guān)者參與評(píng)估和選擇過(guò)程。許多HR人力資源信息系統(tǒng)選擇以不同的價(jià)位提供，提供不同級(jí)別的功能。鑒于企業(yè)所做選擇的重要性，所選擇的套餐應(yīng)滿足其當(dāng)前的需求，并具有在可預(yù)見(jiàn)的未來(lái)隨著組織的發(fā)展和擴(kuò)展而靈活發(fā)展。但是，預(yù)算、硬件和時(shí)間的限制會(huì)影響做出的選擇。以下是為組織做出最佳選擇的框架。

第1步：初步評(píng)估

首先，組織必須確定選擇過(guò)程是由內(nèi)部人力資源資源執(zhí)行，還是從一開(kāi)始聘請(qǐng)顧問(wèn)會(huì)更好地為組織服務(wù)。對(duì)于以前沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)這個(gè)過(guò)程的較小的HR部門(mén)或HR專業(yè)人士來(lái)說(shuō)，這可能有點(diǎn)讓人不知所措，并且需要投入大量的時(shí)間。因此，如果部門(mén)有需要但沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和評(píng)估過(guò)程，聘請(qǐng)顧問(wèn)協(xié)助完成此過(guò)程可能是一個(gè)明智的選擇。

第2步：評(píng)估組織需求

在開(kāi)始為組織選擇HR人力資源信息管理系統(tǒng)的過(guò)程時(shí)，人力資源專業(yè)人員應(yīng)該超越人力資源部門(mén)的需求，并考慮組織的戰(zhàn)略計(jì)劃。處于激進(jìn)增長(zhǎng)期的組織將有與“正確調(diào)整規(guī)模”或精簡(jiǎn)運(yùn)營(yíng)的組織不同的需求。考慮這些戰(zhàn)略計(jì)劃將有助于確保所選系統(tǒng)在短期內(nèi)成為組織的正確選擇。

評(píng)估組織和部門(mén)的需求將是公司特定的工作。一般來(lái)說(shuō)，人力資源部門(mén)的職責(zé)范圍和廣度因組織而異。有些部門(mén)會(huì)負(fù)責(zé)工資單，有些則不會(huì)。有些將有一個(gè)功能齊全的招聘部門(mén)，配備專職人員，有些則沒(méi)有。因此，每個(gè)組織的最低系統(tǒng)要求會(huì)有所不同。但是，每個(gè)組織都需要一個(gè)系統(tǒng)來(lái)收集、組織和安全維護(hù)員工數(shù)據(jù)。此外，系統(tǒng)必須提供標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)告，例如營(yíng)業(yè)額、解雇、新員工、EEO-1、VETS-4212和其他與合規(guī)相關(guān)的報(bào)告。

在這一點(diǎn)上，組織的具體要求將決定需要的功能（“需要”）與想要的功能（“想要”）。許多組織的需求將從一個(gè)集成的工資模塊或一個(gè)HR人力資源管理系統(tǒng)開(kāi)始，該模塊將與當(dāng)前的工資系統(tǒng)協(xié)同工作。由于福利管理的復(fù)雜性不斷增加，許多組織都需要福利模塊。這些模塊允許組織注冊(cè)員工、跟蹤和處理福利注冊(cè)和參與，并生成所需的通知。福利模塊和HR模塊的配套模塊是員工自助服務(wù)(ESS)模塊。ESS允許員工在系統(tǒng)中查看和更新他們的個(gè)人信息。

在需要和想要的功能之間做出選擇時(shí)，組織必須考慮系統(tǒng)可以改進(jìn)當(dāng)前程序的方式，例如新員工處理和內(nèi)部調(diào)動(dòng)。組織從模塊中看到的價(jià)值越大，就越有可能將其視為需要而不是想要。

組織可能希望考慮作為其HR人力資源信息系統(tǒng)包一部分的其他模塊是績(jī)效管理模塊、培訓(xùn)和發(fā)展模塊、組織結(jié)構(gòu)圖模塊、職位控制能力、考勤模塊、計(jì)時(shí)模塊、招聘和申請(qǐng)人跟蹤模塊以及電子表格.

第3步：評(píng)估項(xiàng)目參數(shù)

一旦組織完全制定了最低要求列表和其他所需功能列表，下一步就是確定項(xiàng)目的參數(shù)。

預(yù)算限制

組織必須確定項(xiàng)目的預(yù)算限制。人力資源系統(tǒng)有多種價(jià)位可供選擇，以適應(yīng)不同規(guī)模組織的預(yù)算限制。

技術(shù)限制

還必須考慮組織的技術(shù)限制。人力資源部門(mén)應(yīng)與IT部門(mén)協(xié)商，以獲取與組織技術(shù)限制相關(guān)的必要信息。組織是否有必要的服務(wù)器空間和基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)處理購(gòu)買(mǎi)的軟件產(chǎn)品？組織是否有IT支持人員來(lái)滿足駐留在組織服務(wù)器上的產(chǎn)品的需求？如果不是，組織是否應(yīng)該考慮使用托管在供應(yīng)商服務(wù)器上并且公司可以遠(yuǎn)程訪問(wèn)的產(chǎn)品？擁有遠(yuǎn)程托管系統(tǒng)（稱為應(yīng)用程序服務(wù)提供商(ASP)）的優(yōu)勢(shì)在于，組織通常不需要內(nèi)部IT支持，也不會(huì)產(chǎn)生額外的服務(wù)器成本，而且ASP通常具有較低的前期成本。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，擁有ASP的缺點(diǎn)可能是成本更高，因?yàn)檫@些系統(tǒng)根據(jù)員工人數(shù)收費(fèi)。購(gòu)買(mǎi)駐留在內(nèi)部服務(wù)器上的系統(tǒng)通常會(huì)導(dǎo)致更高的初始投資，但隨著時(shí)間的推移可能會(huì)變得更具成本效益。

時(shí)間限制

組織應(yīng)評(píng)估任何特定的項(xiàng)目時(shí)間限制。人力資源日歷上的其他項(xiàng)目或年度活動(dòng)（例如公開(kāi)招生和績(jī)效評(píng)估）可能會(huì)限制人力資源人員在整個(gè)實(shí)施過(guò)程中工作的可用性。同樣，繁忙的IT日歷可能會(huì)限制對(duì)實(shí)施過(guò)程的關(guān)鍵支持人員的訪問(wèn)。因此，必須確保有足夠的準(zhǔn)備時(shí)間來(lái)完成提案請(qǐng)求(RFP)、技術(shù)選擇和審查以及實(shí)施過(guò)程。

第4步：根據(jù)需要和項(xiàng)目參數(shù)評(píng)估可用包

一旦HR確定了需求和項(xiàng)目參數(shù)的主列表，它應(yīng)該開(kāi)發(fā)一個(gè)初步的電子表格評(píng)級(jí)矩陣來(lái)衡量可用產(chǎn)品的產(chǎn)品和限制。接下來(lái)，HR應(yīng)該獲取有關(guān)各種可用產(chǎn)品的規(guī)格和定價(jià)信息，并將它們與它創(chuàng)建的與定價(jià)和最低要求相關(guān)的參數(shù)進(jìn)行比較。大多數(shù)信息都可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)搜索獲得。但是，特定的定價(jià)信息可能需要直接聯(lián)系銷售和服務(wù)多種產(chǎn)品的供應(yīng)商或顧問(wèn)。

可以在電子表格的左側(cè)列出特定的需求和要求，并且可以在頂部添加要評(píng)估的供應(yīng)商和產(chǎn)品。要求和測(cè)量的示例列表可能如下所示）

與薪資系統(tǒng)集成（或組合HR/薪資包）

績(jī)效管理

計(jì)時(shí)和考勤跟蹤

報(bào)告功能，標(biāo)準(zhǔn)和自定義

申請(qǐng)人跟蹤

工作和薪酬歷史

福利管理

員工自助服務(wù)

電子表格處理

培訓(xùn)管理

與總賬的集成/接口

培訓(xùn)要求

年度支持

實(shí)施時(shí)間表

硬件要求

每月費(fèi)用

總成本

投資回報(bào)率(ROI)

在這些需求領(lǐng)域中的每一個(gè)中，可能有多個(gè)更具體的需求。例如，在培訓(xùn)管理要求下，雇主可能包括跟蹤所需和完成的培訓(xùn)、記錄教育成就、記錄外部培訓(xùn)和認(rèn)證、安排內(nèi)部培訓(xùn)課程以及跟蹤符合報(bào)銷條件的教育課程的功能。

在最初消除不符合組織需求的軟件包和提供程序之后，是時(shí)候?qū)ζ溆噙x項(xiàng)采取更批判的態(tài)度了。盡管有幾個(gè)軟件包可能提供計(jì)時(shí)選項(xiàng)，但每個(gè)軟件包都可能具有更適合組織及其能力的局限性或效率。例如，對(duì)于經(jīng)常出差或有大量遠(yuǎn)程辦公的員工來(lái)說(shuō)，擁有在線計(jì)時(shí)系統(tǒng)可能更有價(jià)值。在制造環(huán)境中，基于時(shí)鐘的系統(tǒng)可能更有效，在這種環(huán)境中，所有員工都通過(guò)特定的入口和出口門(mén)戶，并且所有工作都在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行。使系統(tǒng)可用性與組織的需求相匹配將有助于確保獲得更好的投資價(jià)值。

第5步：選擇項(xiàng)目委員會(huì)

初始和二次評(píng)估過(guò)程完成后，應(yīng)為HR留下三到七個(gè)符合組織需求的包。在這個(gè)過(guò)程中，HR應(yīng)該組織一個(gè)項(xiàng)目委員會(huì)來(lái)查看超出HR部門(mén)范圍的項(xiàng)目。關(guān)鍵利益相關(guān)者可能因組織而異，但審議和評(píng)估委員會(huì)至少應(yīng)包括以下部門(mén)的成員：

工資/財(cái)務(wù)/會(huì)計(jì)

人力資源

績(jī)效管理

培訓(xùn)

招聘

操作

運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)成員可能會(huì)提供有關(guān)使用這些工具的價(jià)值和挑戰(zhàn)的重要日常觀點(diǎn)，并可能揭示可能在實(shí)施時(shí)成為問(wèn)題的擔(dān)憂。此外，幫助運(yùn)營(yíng)代表了解軟件中關(guān)鍵報(bào)告和跟蹤機(jī)制的價(jià)值以及對(duì)生產(chǎn)力的潛在影響也可能在實(shí)施時(shí)帶來(lái)好處。IT小組可能希望讓來(lái)自IT安全、網(wǎng)絡(luò)、組織網(wǎng)站和硬件等領(lǐng)域的多個(gè)代表參與審查項(xiàng)目。

第6步：征求建議書(shū)(RFP)

從四到七個(gè)軟件包和供應(yīng)商的列表中，組織將希望提供詳細(xì)的RFP，以尋求對(duì)該業(yè)務(wù)的投標(biāo)。

供應(yīng)商應(yīng)滿足HR制定的最低要求，并愿意在90到180天內(nèi)保持價(jià)格點(diǎn)。RFP應(yīng)包括有關(guān)組織的信息以及項(xiàng)目規(guī)范，例如最低要求、預(yù)算限制以及有針對(duì)性的選擇和實(shí)施時(shí)間表。組織應(yīng)向不少于四家供應(yīng)商提供RFP，因?yàn)槟承┕?yīng)商可能無(wú)法滿足某一方面或另一方面的特定需求。

第7步：演示和評(píng)估

收到RFP回復(fù)后，HR應(yīng)選擇三到四個(gè)供應(yīng)商到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行演示。系統(tǒng)的復(fù)雜性和最低要求清單將影響HR應(yīng)為演示安排的時(shí)間長(zhǎng)度。項(xiàng)目委員會(huì)的每個(gè)成員都應(yīng)該能夠參加演講并提出相關(guān)問(wèn)題。HR可以使用最低要求清單為演示創(chuàng)建檢查清單，以確保每個(gè)項(xiàng)目都得到充分解決。記分卡還可能包括原始組織需求評(píng)估列表中的部分或全部所需項(xiàng)目，這些項(xiàng)目可能在評(píng)估過(guò)程中充當(dāng)“決勝局”項(xiàng)目。軟件記分卡的其他HR項(xiàng)目將是對(duì)系統(tǒng)導(dǎo)航、幫助功能、數(shù)據(jù)輸入功能、報(bào)告和數(shù)據(jù)表功能以及搜索功能的審查。

委員會(huì)成員應(yīng)利用這個(gè)機(jī)會(huì)提出問(wèn)題并充分探索軟件中可能存在潛在挑戰(zhàn)或困難的任何方面。他們可能還想探索從頭到尾在系統(tǒng)中記錄新員工的過(guò)程，以獲得HR和工資單的視角。從IT角度來(lái)看，其他項(xiàng)目可能包括硬件要求、安全協(xié)議、遠(yuǎn)程訪問(wèn)功能和要求。運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)成員可能希望包括日常使用的員工/經(jīng)理可訪問(wèn)屏幕的演示。

最后，委員會(huì)成員應(yīng)考慮和評(píng)估在RFP和演示過(guò)程中提供的服務(wù)。盡管在此過(guò)程中周到的服務(wù)可能并不總是表示購(gòu)買(mǎi)后的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，但在RFP和演示過(guò)程中未能做出響應(yīng)應(yīng)引起一定程度的關(guān)注，并應(yīng)影響對(duì)軟件的整體評(píng)估。

在演示后不久，最好在當(dāng)天或接下來(lái)的兩到三天內(nèi)，人力資源部應(yīng)與評(píng)估委員會(huì)召開(kāi)一次匯報(bào)會(huì)議。在這次匯報(bào)中，委員會(huì)成員將在他們的記分卡上分享結(jié)果，并提出任何問(wèn)題。團(tuán)隊(duì)成員還將討論軟件如何滿足或超過(guò)組織的要求。對(duì)每個(gè)軟件包演示重復(fù)此評(píng)估和匯報(bào)過(guò)程。

第8步：在決賽選手之間進(jìn)行選擇

一旦HR將套餐列表減少到兩三個(gè)最終候選人，HR應(yīng)盡可能進(jìn)行參考檢查和現(xiàn)場(chǎng)訪問(wèn)。入圍的供應(yīng)商應(yīng)該能夠提供使用組織正在評(píng)估的產(chǎn)品的當(dāng)前客戶的列表。如果可能，一些委員會(huì)成員可能希望訪問(wèn)客戶參考以查看正在使用的軟件并提出盡可能多的問(wèn)題，特別關(guān)注在匯報(bào)過(guò)程中提出的那些問(wèn)題和擔(dān)憂。

在參考資料檢查和實(shí)地考察之后，人力資源部門(mén)應(yīng)最后一次召集遴選委員會(huì)，結(jié)合原始記分卡結(jié)果，審查參考資料檢查和實(shí)地考察的結(jié)果。在這次會(huì)議期間，最終的供應(yīng)商候選人應(yīng)該相互衡量，并且團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該能夠在此時(shí)做出選擇決定。做出決定后，HR可以向組織的高級(jí)管理人員提出適當(dāng)?shù)慕ㄗh，并附上一份概述購(gòu)買(mǎi)理由和軟件附加值的演示文稿。

在與服務(wù)提供商談判時(shí)，組織應(yīng)確保簽訂服務(wù)合同，提供持續(xù)維護(hù)、更新以滿足不斷變化的合規(guī)性需求和軟件更新，以確保與其他軟件包（例如，Windows更新、工資系統(tǒng)更新、會(huì)計(jì)系統(tǒng)更新）的兼容性。既然人力資源部已經(jīng)完成了選擇HR人力資源信息系統(tǒng)的艱巨過(guò)程，人力資源經(jīng)理的工作才剛剛開(kāi)始，為軟件的實(shí)施做準(zhǔn)備。