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疫情遠程辦公系統(tǒng)軟件的挑戰(zhàn)

發(fā)布人：發(fā)布時間：2020-02-14 15:05:30

今年的"武漢"疫情，讓非常多的員工去不了公司，外地的去了還要隔離14天。不在現(xiàn)場有些事情是做不了的，但是同樣有些事情可以通過電話、微信，或者軟件的方式來溝通事項。大家都不約而同的選擇了遠程辦公。

一、遠程辦公的挑戰(zhàn)

如果沒有經(jīng)驗，那么遠程辦公核心的問題是線上與線下的管理和協(xié)同的效率有顯著不同，或者我們說遠低于平時。挑戰(zhàn)來自于多個方面：

（一）如果你沒有系統(tǒng)，你第一步要做的就是要選一個。

遠程辦公或者協(xié)同辦公是一個比較大的系統(tǒng)分類，就IMS（Instant Message System）來說，我們可以選擇釘釘、企業(yè)微信、TEAMS、飛書,或者專門的協(xié)同辦公平臺如企典|teamface、致遠、藍凌等等，當(dāng)然也可以通過VPN或其他方式遠程登陸公司內(nèi)部其他信息系統(tǒng)。1000人以下可以選前者，多了就要選協(xié)同平臺了，當(dāng)然行業(yè)不同也有不同的選擇，這里就不展開討論了。

teamface系統(tǒng)（SaaS）就特別簡單像如釘釘，中小企業(yè)可以免費使用，或者只要按期付租金就好，也無需考慮機房、網(wǎng)絡(luò)，只要能聯(lián)網(wǎng)就可以。

大的公司需要的系統(tǒng)就要麻煩一些，現(xiàn)在的時間就不允許，現(xiàn)在上馬也要數(shù)月之后才能用上，這里也不再贅述。

（二）無論大小，系統(tǒng)都要實施。公司不是學(xué)校，不是簡單的云的的應(yīng)用，說幾句話，發(fā)幾個文件。協(xié)同是一個大命題，無論線上、線下。我們不是注冊一個軟件就好，還要做系統(tǒng)的實施，簡單的說就是組織架構(gòu)人員要進去，原有的流程要梳理清楚放到系統(tǒng)里。

如果說公司是學(xué)生，阿里就是老師，釘釘就是一本書。知識不能復(fù)制到組織腦子里，但可以學(xué)，只買書沒有用，還是一面要老師教，一面要認認真真學(xué)，絕不能腦袋一熱，也不可能一蹴而就。

遠程辦公軟件不是面子問題，而是基于業(yè)務(wù)發(fā)展的真實評估或者是目前都閉門在家的需要。

（三）與你有沒有遠程辦公軟件無關(guān)的問題在于，以往的建立起來熟悉的流程被打斷了，溝通上就會首先遇到問題。而以往的溝通方式需要全部轉(zhuǎn)到線上，無法和疫情前一樣去及時安排和調(diào)整工作。

在一起自然方便，"喊一聲"就能解決問題，而在家里做不到。之前一個辦公室，每個人干什么一清二楚，而現(xiàn)在都在自己家里，在不在工作，恐怕只有自己知道。

（四）原有非線上流程的影響

大部分流程是可以在線上流程中審批完成，可是你的合同審批通過了，蓋章是不是要去行政部門登記蓋章？費用報銷線上審批通過了，財務(wù)要求必須發(fā)票、憑證要簽字，怎么辦？牽涉電子認證CA的事情怕是要提到議事日程上來了。疫情的發(fā)展可以說推動了整個國家線上組織管理的日程表。

沒有準(zhǔn)備，線下還是有些工作繞不過去。

二、疫情時期遠程辦公的建議

（一）定期早晚例會

溝通這時就顯得尤為重要，建議把會議這個工具做一下調(diào)整，目前實行遠程辦公的公司開始兩個辦法：

第一個是早會，第二個是晚會。

1、考勤作為公司的基礎(chǔ)制度，現(xiàn)在都在家了，那就用早會來考勤。意味著員工和上班一樣，在家里找個干凈地方梳妝打扮坐好，等著線上點名。

2、目標(biāo)與任務(wù)分解。語音或者視頻會議里說一說今天的目標(biāo)是什么，分解到每個人的任務(wù)是什么。然后大家就自己的事情簡單說一說意見，沒有問題，那今天的工作就開始了。

3、到了下班的點，晚上每個人需要把自己的工作成果提前發(fā)到工作群里，曬曬每個人今天的工作進展，看看大家對早會工作目標(biāo)的完成的情況，會上每個人就完成的情況做一下說明，領(lǐng)導(dǎo)再做一下總結(jié)就ok。

早晚例會說白了是一個以天為單位的閉環(huán)管理，也是考驗個人執(zhí)行力的快速工具。

(二) 個人準(zhǔn)備

1.和公司正常上班一樣。到點起床內(nèi)務(wù)，吃飯，梳理整齊準(zhǔn)時開會。

2.最好找個獨立的空間，一來安靜，二來不會暴露太多個人隱私。

3.其他就和日常上班無異了。

4.習(xí)慣就好。

總而言之兩句話，一是在公司層面建立臨時的遠程早晚會制度，二是養(yǎng)成居家辦公的良好習(xí)慣。

下一篇：深度刨析遠程辦公軟件系統(tǒng)的需求，這么選就對了上一篇：疫情在家協(xié)同辦公系統(tǒng)工具

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